O propósito das práticas Lean é identificar, analisar e eliminar todas as fontes de ineficiência dos processos. A eliminação de desperdícios deve ser tema de avaliação contínua nos processos e atividades em qualquer organização.

O que é Desperdício?

Desperdício é qualquer coisa que adiciona tempo, recurso ou custo sem agregar valor ao produto ou serviço acabado entregue ao Cliente.

O Cliente paga pelo valor, portanto desperdício é qualquer ação desnecessária que a organização faz com um produto ou serviço pelo qual o Cliente pode estar pagando.

À medida que os Clientes se tornam mais exigentes na determinação dos custos reais, eles esperam que seus custos sejam competitivos e livres de desperdícios.

Os Clientes querem estabilidade de preços e que as economias obtidas sejam repassadas para eles.

Desperdício é um custo para o Cliente e afeta a competitividade de quem oferece produto ou serviço.

Confira a lista dos sete desperdícios que podem ser identificados em qualquer tipo de organização, em ambientes administrativos ou office:

• Espera – esperar por qualquer coisa (pessoas, assinaturas, informações). Exemplo: dependência de outros para completar tarefas; atraso no recebimento de informações; falta de prioridade de alguém para completar uma tarefa; espera por assinatura ou aprovações; sistema de informação lento.
• Movimentação – qualquer movimentação desnecessária (pessoa, informação, documento). Exemplo: procura de documentos em arquivos físicos ou digitais; levar documento manualmente para outro setor.
• Transporte – movimento de produto ou informação que não agrega valor. Exemplo: distribuição desnecessária de cópias de documentos.
• Defeito – gerar produtos com erro ou retrabalhos. Exemplo: documentos com dados incompletos ou incorretos.
• Estoque – produtos, material ou peças disponibilizados para uso em excesso.
• Excesso de Produção – produzir algum tipo de trabalho antes que o mesmo seja necessário na etapa seguinte. Exemplo: impressão em excesso; envio de e-mail ou fax de um mesmo documento várias vezes.
• Excesso de Processamento – atividades executadas durante o processo que não agregam valor. Por exemplo: preparar uma cotação para um Cliente sem que um pedido tenha sido feito; entrada de informações repetitivas em múltiplos documentos; caminhada para pegar documentos.

O Lean já se provou eficaz em todas as aplicações de negócios.

Existem ferramentas e práticas para melhorar os processos administrativos e alcançar resultados significativos.

A Experimental está pronta a aplicar soluções de Lean Office na sua organização tornando seus processos administrativos eficientes e eficazes, e possibilitando maior competitividade e atendimento as expectativas dos seus clientes.