O objetivo do Lean é eliminar todos os desperdícios ou atividades sem valor agregado de um processo. O Lean não visa eliminar as pessoas, mas usá-las com sabedoria e torná-las mais valiosas para a organização. Com esse pensamento em mente, os processos de trabalho podem ser modificados para se ter um ambiente livre de desperdícios.

Isso permitirá que as empresas permaneçam globalmente competitivas, desenvolvam uma força de trabalho treinada e ofereçam um local de trabalho seguro.

O Lean baseia-se no atendimento contínuo dos requisitos do Cliente de forma eficiente e eficaz. O modelo tradicional consistia em uma organização que aumentava continuamente os preços dos seus produtos e serviços para seus Clientes. A partir da década de 90, os Clientes começaram a exigir reduções de preços. À medida que os preços das matérias-primas subiram, assim como, por exemplo, os custos com saúde, os salários dos funcionários, entre outros, a única maneira de atender as demandas dos clientes e manter seu negócio funcionando era reduzindo os custos internos.

Para atender às demandas dos Clientes, técnicas Lean tiveram que ser adotadas e adaptadas. Esse "novo" Cliente não pagaria pelo desperdício do processo e ele é muito preciso ao determinar qual deve ser o custo. Portanto, as empresas tiveram que se concentrar em seus custos internos para manter os negócios atuais e estar em melhor posição para outras oportunidades.

Por que Lean Office?

Os gestores perceberam a necessidade de reduzir custos em todas as áreas de seus negócios. Mais de 60% do custo de um produto ou serviço é atribuído a processos administrativos. Como resultado, os princípios Lean estão sendo aplicados com grande sucesso nos departamentos de atendimento ao Cliente, finanças, faturamento, contabilidade, cotação, TI, entre outros. Lean não é apenas para os setores de manufatura.

Veja abaixo alguns exemplos de custos administrativos que podem ser otimizados com o Lean:

• Colocar um pedido de compra.
• Gerar uma fatura.
• Criar um desenho de engenharia.
• Internar ou receber alta de um hospital.
• Enviar uma reclamação para um prestador de serviço.
• Gerar uma cotação.
• Abrir conta bancária.
• Contratar um colaborador.

Essas são algumas das transações para que os produtos e serviços sejam fornecidos, o lucro seja obtido e o Cliente fique satisfeito. À medida que a economia se expande, existe concorrência global para fornecer produtos e serviços semelhantes. Portanto, é mandatório que os custos sejam mantidos ou reduzidos com o mesmo nível de serviço e qualidade. Isso pode ser alcançado através da aplicação dos princípios do Lean.

Independentemente da natureza do negócio, existem tarefas ou processos que podem e precisam ser padronizados, simplificados e tornados eficientes.

Confira alguns exemplos de simplificação nos processos do setor administrativo com a aplicação do Lean:

• A colocação de um pedido de compra que leva 4 minutos para ser efetivado, pode ser adequado para que possa ser realizado em 60 segundos.
• O processo de geração de uma fatura que demanda até dois funcionários, pode ser reduzido para que uma pessoa possa fazer, deixando um funcionário livre para executar outra atividade.
• Um desenho de engenharia que leva 2 semanas para ser aprovado e transferido para a próxima etapa, pode ser simplificado para ser aprovado em um dia.
• Um paciente sendo movido para dentro ou para fora de um procedimento cirúrgico que pode levar até uma hora, pode ser reduzido para menos de 30 minutos.

O ponto mais importante para entender sobre o Lean é que ele provou ser eficaz em todas as aplicações de negócios. Existem ferramentas e práticas para que se possa começar a melhorar os processos administrativos imediatamente e com isso alcançar resultados significativos.

A Experimental está pronta a aplicar soluções Lean Office na sua organização tornando seus processos administrativos eficientes e eficazes, e possibilitando maior competitividade e atendimento as expectativas dos seus clientes.