Os Clientes estão cada vez mais exigentes com custos, prazos, mas também com a qualidade e os resultados esperados dos projetos, consequentemente aumentando a carga de trabalho dos gerentes de projeto ou colaboradores que não sabem mais a quem recorrer, pois muitos projetos variam em custo e tempo e não possuem especificações usuais.

Existem algumas ferramentas de gerenciamento de projetos eficientes, desde o planejamento até o controle de custos, passando pelo gerenciamento humano de uma equipe de projeto, mas muitas vezes as equipes são compartimentadas em seus objetivos próprios, o que dificulta a gestão de toda equipe multifuncional envolvida ou até mesmo sua adesão aos objetivos e metas do projeto.

Se somarmos a isso a utilização da mesma equipe para diversos projetos, podemos ver claramente que a sincronização dos participantes é uma dor de cabeça para o gestor de cada projeto.

No entanto, um projeto, visto com uma visão Lean, é um fluxo de informações que deve cruzar diferentes departamentos, parando o mínimo possível, pois essas paradas tornam-se o real atraso de um projeto (muitas vezes o atraso não é causado pela execução de cada tarefa, mas pelo tempo de espera entre as tarefas).

Sob pena de insucesso, torna-se então necessária a utilização de uma metodologia que ajude a resolver 3 questões usualmente encontradas na gestão de um projeto:

1. Alinhar continuamente os objetivos e metas com todos os colaboradores envolvidos.
2. Reagir rapidamente no caso de problemas ou restrições.
3. Arbitrar entre projetos/tarefas/serviços em caso de sobrecarga ou incapacidade de atingir um marco no prazo.

Uma ferramenta amplamente utilizada, na metodologia Lean é o Obeya, que em japonês, significa uma grande sala ou também sala de guerra.

A ideia é se reunir em horário fixo, no máximo semanalmente, para lidar rapidamente com as restrições do projeto. Trata-se também de ter uma gestão muito visual das tarefas e ações a realizar.

Concretamente, a visibilidade é feita usando tabelas contendo basicamente os seguintes elementos:

· Dados do projeto.
· Um cronograma macro do(s) projeto(s) mostrando os marcos e, idealmente, o caminho crítico.
· Um micro cronograma de 2 a 4 semanas mostrando as tarefas de cada colaborador ou departamento na forma de etiquetas ou post-its.
· Indicadores de Segurança, Qualidade, Tempo e Custo e um plano de ação para a resolução dos problemas associados.
· Identificação adicional de restrições ou problemas para garantir seu tratamento.
· Identificação das áreas e recursos envolvidos de forma a se ter visibilidade da disponibilidade, atribuições e responsabilidades.

O Líder do Obeya deve ter competência e autoridade necessária para decisões ou arbitragens importantes ou simplesmente para alocar recursos diante dos problemas encontrados.

Cada projeto deve, portanto, ter seu Obeya, mas isso pode não ser suficiente. Muitas vezes é necessário complementar o Obeya com uma visualização multiprojetos com os seus líderes para se poder priorizar ações entre os projetos, se necessário.

Os principais resultados do Obeya são os seguintes:
· Alinhamento das prioridades de todos entre os projetos.
· Uma visualização de cada projeto e dos impactos de um atraso.
· Menos espera por informações entre as etapas do projeto.
· Decisões rápidas.

A utilização desta ferramenta de gestão é uma oportunidade real de utilizar os meios e recursos disponíveis, de ser reativo e de antecipar os problemas e as restrições desde o início do ciclo de vida do desenvolvimento e a fabricação de um produto.